E-faktúra nie je PDF: čo sa v praxi zmení a čo si priprav už dnes

Veľa ľudí si pod e-faktúrou predstaví „PDF poslané e-mailom“. Lenže pointa e-faktúry je v tom, že údaje sú štruktúrované (strojovo čitateľné) a systém ich vie automaticky spracovať. Čím skôr si upraceš fakturačné dáta, tým menej chaosu bude neskôr.

1) PDF vs. e-faktúra: jednoduché vysvetlenie

PDF je obrázok/dokument pre človeka.
E-faktúra je hlavne balík dát (položky, sadzby, odberateľ, dátumy…), ktorý si systémy vedia „prečítať“ bez prepisovania.

Výsledok: menej ručnej práce, menej chýb, rýchlejšie párovanie platieb a účtovanie.

2) 5 vecí, ktoré si skontroluj už teraz (a ušetríš si nervy)

IČO/DIČ/IČ DPH u odberateľov – máš ich vždy a správne?
Adresy a názvy firiem – jednotný formát (bez „s.r.o.“ raz áno raz nie).
Položky na faktúre – konzistentné názvy, jednotky, sadzby DPH.
Číslovanie faktúr – jasná logika, bez duplicitných čísel.
Storno a dobropisy – máš proces, ako to riešiš (a vieš to dohľadať)?

3) Najčastejšia chyba, ktorú vidíme

„Necháme to na účtovníčku.“

Účtovníčka ti pomôže, ale dáta vznikajú u teba (ponuky, objednávky, dodacie listy, položky). Keď sú vstupy bordel, výstupy budú stres.

4) Mini checklist: čo máš mať pripravené v systéme

zoznam odberateľov s identifikátormi
katalóg položiek/služieb
pravidlá pre DPH (najmä pri rôznych sadzbách)
export faktúr „ako dáta“, nie len ako PDF
jednoduchý archív: nájdeš faktúru do 10 sekúnd